Zoals we in een eerdere blog al beargumenteerden biedt een flexibele schil veel concrete voordelen. Maar het daadwerkelijk opbouwen van een flexibele schil is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe groot zou je flexibele schil bijvoorbeeld moeten zijn ten opzichte van je vaste krachten? En op welk niveau huur je externe krachten in? In deze blog geven we een aantal praktische tips over hoe jouw organisatie het meeste uit de flexibele schil kan halen.
Hoeveel externe krachten je ook inhuurt, toch zul je ook vrijwel altijd vaste IT’ers in dienst blijven houden. Dan rijst al snel de vraag wat de juiste verhouding is tussen je flexibele schil en je vaste kern. Niet alleen een kwestie van kosten, maar ook van bedrijfscontinuïteit. Je externe krachten bouwen immers de nodige kennis op over jouw IT-landschap of beheren cruciale applicaties. Wanneer een contract eindigt wil je er natuurlijk voor waken dat die kennis en kunde niet verloren gaat.
De juiste maat
Om deskundigheid te borgen én de kosten in de hand te houden zorg je voor een flexibele schil van beperkte omvang. Een goede vuistregel is dat je flexibele schil ongeveer 25% tot 30% van de omvang van je vaste IT-team zou moeten bedragen. In zo’n geval hebben je externe experts voldoende slagkracht om het verschil te maken binnen je organisatie, maar zorg je er tegelijkertijd voor dat de continuïteit op je werkvloer gewaarborgd blijft wanneer je flexibele schil weer krimpt.
Deskundigheid aan boord
De vuistregel geldt zeker niet in alle gevallen. De balans tussen je vaste krachten en je flexibele schil is uiteindelijk afhankelijk van de aard van je project. Stel, je hebt een relatief klein IT-team maar wil wel graag je IT-infrastructuur migreren naar de cloud. Of je wil verschillende bestaande applicaties met elkaar integreren. Of misschien wel een DevOps-werkwijze introduceren. Dat zijn grote projecten die de inzet van specialistische expertise vereisen. Maar wel vaak op een tijdelijke basis, tot het project is afgerond.
In zo’n geval kun je overwegen om een extern team voor je project in te schakelen dat de vuistregel overschrijdt. Een extern team kan een project uit handen nemen terwijl je vaste krachten zich blijven richten op hun kerntaken. Maar het externe team kan ook ingezet worden om cultuuromslag te maken met je vaste team, zoals bij het introduceren van DevOps. Ook hier blijft het echter belangrijk om de opgedane kennis te borgen voor de toekomst.
Afgewogen rollen
Een soortgelijke afweging speelt ook in het kiezen van de indeling van je flexibele schil. Binnen je vaste personeel maak je onderscheid tussen junioren, medioren en senioren in goed overwogen verhoudingen. Bij externe krachten is dat niet anders. De meerderheid van je flexibele schil zal waarschijnlijk bestaan uit junioren met uitvoerende taken. Een iets kleinere groep van medioren neemt designaspecten voor rekening terwijl een kleine groep senioren leiding geeft aan het proces. Die rolverdeling zorgt niet alleen voor een goede workflow binnen je flexibele schil. De nieuwe vaardigheden en talenten die binnenkomen via je flexibele schil zorgen voor de groei van je volledige team, vast en extern.
Wendbaarheid als troef
Natuurlijk is niet elk project hetzelfde. Waar de ene organisatie behoefte heeft aan een gelaagd IT-team, zoekt de andere alleen naar een interim CTO. Daarnaast veranderen projecten met de loop der tijd. Neem de ontwikkeling van een nieuwe applicatie. Bij het ontwerpen, ontwikkelen en testen van de applicatie is er behoefte aan een gelaagd team met verschillende rollen. Maar na de oplevering van de applicatie is er veel minder mankracht nodig en volstaan enkele medioren voor beheer en onderhoud. Juist dankzij de flexibele schil kan het personeelsbestand snel meebewegen met de organisatie. En dat betekent kostbare wendbaarheid in een concurrerende markt.
Benieuwd naar verdere tips over het opbouwen van een flexibele schil? Caesar Experts staat organisaties bij met eerlijk advies over de optimale inzet van externe IT’ers. In onze whitepaper ‘Werken met een flexibele schil’ lees je meer over hoe je effectief gebruik kan maken van een flexibele schil binnen jouw organisatie. Of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
