Klantcase: Hoe Poiesz professionaliseert en automatiseert met IRIS

De uitdaging

Je staat er waarschijnlijk niet bij stil, maar in een supermarkt gebeurt er achter de schermen ontzettend veel. Je koopt je appels in de aanbieding, weegt ze af, de prijs verschijnt op het stickertje, je rekent af bij de kassa en in de achtergrond worden voorraad en administratie direct bijgewerkt.

Dat lijkt vanzelfsprekend, maar vraagt om systemen die feilloos samenwerken. En juist daar zit vaak de uitdaging: losse koppelingen en handmatig werk maken processen traag en foutgevoelig, en de introductie van nieuwe systemen kost veel tijd en inspanning.

De oplossing

Ook Poiesz stond voor deze vraag. Met een groeiend aantal systemen; van logistiek tot kassa’s en marketing, wilden ze verder automatiseren en klaar zijn voor de toekomst. Daarom kozen ze voor IRIS: een Enterprise Service Bus (ESB) die in één centrale integratielaag handmatig werk vervangt, processen betrouwbaar maakt en nieuwe koppelingen eenvoudig toevoegt.

Voor Poiesz betekent dat:

Inzicht dankzij tracing en monitoring.
Snellere processen door automatisering.
Flexibiliteit om te blijven meegroeien met de markt.

Daarnaast ontwikkelde het Caesar team maatwerkcomponenten, zoals een applicatie voor veilige bestandsoverdracht en een functionaliteit die CSV-bestanden automatisch omzet naar JSON format en een JSON format naar een (maatwerk) PDF. Deze bouwblokken zijn herbruikbaar, waardoor nieuwe koppelingen sneller kunnen worden uitgerold: ook bij andere klanten.

Resultaten

Een van de grootste stappen die Poiesz met IRIS zette, is de automatisering van processen die voorheen handmatig en foutgevoelig waren. Enkele concrete voorbeelden:

Wat: Vanuit de ESB (IRIS) worden automatisch facturen (PDF’s) gegenereerd, inclusief bijlagen, en opgeslagen in een documentensysteem. Deze worden direct verstuurd naar de juiste partij.
Effect: De administratie-afdeling hoeft hier niet meer handmatig naar te kijken. Het hele proces is geautomatiseerd van input tot verzending.

Wat: Leveranciersacties, zoals korting op Douwe Egberts-koffie, worden automatisch verwerkt. Er wordt berekend hoeveel omzet Poiesz misloopt en er wordt direct een compensatiefactuur gegenereerd.
Effect: Wat vroeger door de administratie berekend moest worden, loopt nu volledig automatisch via de integratie.

Wat: Als een proces faalt, probeert IRIS het automatisch opnieuw (na 3 minuten, 10 minuten of 3 uur, afhankelijk van de configuratie). Pas daarna gaat er een alert naar beheer en/of de klant.
Effect: Minder handmatig ingrijpen nodig; veel fouten lossen zichzelf al op.

Wat: Bestellingen, orderbevestigingen en leveringsspecificaties lopen nu als berichten automatisch door de systemen heen.
Effect: Geen handmatige verwerking of losse controles meer; alles wordt geautomatiseerd opgepakt en uitgewisseld.

Wat: Via “Publish to Print” kunnen winkels hun eigen folders maken op basis van actuele data.
Effect: Winkels hoeven zelf geen data meer te verzamelen; de juiste gegevens staan er automatisch in.

Wat: Artikelgegevens, prijzen en promoties gaan automatisch vanuit één centraal systeem naar kassa’s en weegschalen. Ook wijzigingen in ingrediënten of prijzen worden automatisch doorgezet.
Effect: Altijd juiste en actuele informatie in de winkels, zonder dat medewerkers dit apart hoeven door te voeren.

Wat: Er is functionaliteit ontwikkeld om bijvoorbeeld Word-documenten automatisch uit te lezen (bijv. aanvragen voor kleding/badges bij nieuwe medewerkers) en om te zetten naar orders in een ander systeem.
Effect: Documenten hoeven niet meer handmatig verwerkt te worden, maar worden automatisch vertaald naar bestellingen.

De toekomst

Met de flexibiliteit en vele koppel-mogelijkheden van IRIS, is Poiesz klaar voor de toekomst. Het platform is schaalbaar en kan pieken in berichtenverkeer moeiteloos aan. Met IRIS heeft Poiesz een grote stap gezet richting een toekomstbestendig IT-landschap. Dankzij de geautomatiseerde en betrouwbare integraties die nu draaien, worden meerdere disciplines van het bedrijf ontzorgd.